Doru Vîjîianu, CEO ZIPPER, despre leadership, responsabilitate și construirea unei administrații capabile să transforme informația în decizii mai bune pentru comunități
Interviu realizat de Ioana Petcu
Originar dintr-un sat moldav, format în disciplina militară și consolidat profesional în mediul antreprenorial, Doru Vîjîianu conduce ZIPPER de mai bine de 20 ani. ZIPPER, companie cu experiență în optimizarea fluxurilor de date și documente, parte dintr-un grup de firme prezentă în 5 țări din Europa de Sud-Est, cu o cifră de afaceri de peste 180 mil euro și peste 1000 de angajați, a evoluat constant de la un furnizor de servicii specializate în procesarea documentelor și mailing la un actor important în furnizarea de servicii și soluții de transformare digitală. Pentru Doru Vîjîianu, leadershipul înseamnă mai mult decât coordonarea unei companii. Înseamnă construirea unei culturi organizaționale în care angajamentul, responsabilitatea și încrederea sunt mai importante decât funcțiile sau ierarhiile. De aceea vorbește frecvent despre echipă, despre profesionalism și despre nevoia de a crea soluții care produc valoare reală pentru beneficiari. Din această perspectivă, Doru Vîjîianu privește digitalizarea administrației publice nu ca pe o simplă etapă tehnologică, ci ca pe o schimbare profundă a modului în care instituțiile își gestionează informațiile, își organizează activitatea și răspund nevoilor comunităților.
Cine este Doru Vîjîianu și ce valori îl definesc?
Cred că timpul ne schimbă prioritățile, dar nu și valorile fundamentale. Dacă ar fi să mă definesc astăzi, aș spune că sunt un om care crede în construcție în general, în viața trăită la maxim și în a aduce spațiului și timpului în care te afli ceva mai bun. Parcursul meu profesional m-a învățat că succesul nu este rezultatul unei decizii spectaculoase, ci al consecvenței. Îmi place să implic oamenii în ceea ce fac, să ascult opinii diferite și să construim împreună soluții durabile. Cred că un lider nu este cel care are toate răspunsurile, ci acela care creează contextul în care echipa poate găsi cele mai bune răspunsuri.
Ce înseamnă leadership-ul pentru dumneavoastră într-o companie care gestionează proiecte complexe?
Leadershipul înseamnă, înainte de toate, responsabilitate, încredere și curaj. Nu cred foarte mult în ierarhii. Cred în echipe care împărtășesc aceeași direcție și în lideri care inspiră prin exemplu. Într-o companie de tehnologie este ușor să vorbești despre inovație. Mult mai important este să construiești un mediu în care oamenii au curajul să învețe, să propună idei și să își asume responsabilitatea pentru ceea ce dezvoltă. Tehnologia evoluează permanent, însă încrederea se construiește în timp. Iar aceasta rămâne cea mai valoroasă resursă a oricărei organizații.
Cum a evoluat ZIPPER odată cu dumneavoastră și cum ati evoluat dumneavoastră odată cu ZIPPER?
Cred că dezvoltarea a fost reciprocă. Compania a crescut, iar odată cu ea am crescut și eu ca manager și ca om. În urmă cu douăzeci de ani vorbeam în principal despre personalizarea și transmiterea de documente fizice. Astăzi discutăm despre date, inteligență artificială, automatizare, transformare digitală și cum să inovăm constant. Dar esența a rămas aceeași: dorința de a construi servicii și soluții care simplifică activitatea oamenilor și creează valoare pentru beneficiari. ZIPPER m-a învățat că performanța nu se obține prin salturi spectaculoase, ci prin dezvoltare continuă, investiții constante și capacitatea de a privi mereu înainte.
În spatele fiecărui proiect de succes există o echipă. Cum ați construit cultura organizațională ZIPPER și ce valori considerați esențiale pentru oamenii care lucrează alături de dumneavoastră?
Îmi place să spun că tehnologia este la îndemână astăzi și poate fi cumpărată, însă cultura unei organizații se construiește în timp. Ea nu apare prin proceduri, lozinci organigrame, ci prin oamenii care aleg, zi de zi, să creadă în același scop.
La ZIPPER am construit această cultură în jurul responsabilității, al încrederii și al respectului față de angajamente. Cred că profesionalismul înseamnă mai mult decât competență tehnică. Înseamnă să înțelegi impactul pe care munca ta îl are asupra colegilor, asupra beneficiarilor și, în cazul administrației publice, asupra comunităților întregi. Îmi doresc ca fiecare coleg să înțeleagă nu doar ce are de făcut, ci și de ce face acel lucru. Atunci când oamenii înțeleg scopul, apare inițiativa, colaborarea și dorința de a găsi soluții. Iar acestea sunt, în opinia mea, elementele care transformă o echipă într-un partener de încredere.
ZIPPER dezvoltă astăzi un portofoliu complex de soluții și servicii dedicate transformării digitale. Cum se completează acestea pentru a răspunde nevoilor unei administrații moderne?
Administrația publică gestionează un volum foarte mare de documente, date și procese care trebuie să funcționeze împreună. De aceea, am dezvoltat un ecosistem integrat de soluții care acoperă întregul ciclu de viață al informației. Fie ca este vorba de procesare baze de date, transmiterea de corespondență fizică sau electronică (decizii de impunere, extrase de cont, facturi, campanii de marketing), de servicii de arhivare fizică și electronică, păstrarea și stocarea pe termen lung în centre de date georeplicate, soluții de document management, portal cetățean sau soluții bazate pe inteligență artificială, toate au la baza nevoile concrete ale clienților noștri abordând permanent integrat conceptul de date și documente. Transformarea digitală înseamnă mai mult decat implementarea unor aplicații, ci construirea unui ecosistem coerent în care documentele, datele și procesele lucrează împreună în sprijinul deciziilor administrative.
Într-un domeniu în care tehnologia evoluează permanent, ce considerați că diferențiază ZIPPER și face ca instituțiile publice să vă aleagă drept partener pe termen lung?
Cred că diferența nu este făcută de o singură tehnologie, ci de experiența acumulată și de responsabilitatea cu care tratăm fiecare proiect, de faptul că ceea ce propunem are la bază nevoile concrete din realitatea pe care o întâlnim. Lucrăm cu date și documente de peste două decenii și știm că fiecare instituție are propriile particularități. Din acest motiv nu propunem soluții standard, ci construim proiecte adaptate modului în care funcționează fiecare organizație. În același timp, investim permanent în securitatea informațiilor, în infrastructură și în dezvoltarea propriilor soluții. Dar poate cel mai important lucru este că rămânem alături de beneficiar și după implementare. Considerăm că adevăratul succes al unui proiect începe atunci când soluția produce rezultate în activitatea de zi cu zi.
Foto: Echipa ZIPPER prezentă la evenimentul UNZIP Your Business din 25 iunie 2026 Chișinău
Domnule Vîjîianu, ce face concret ZIPPER pentru administrațiile publice locale?
Lucrăm cu date și documente de peste două decenii. Am pornit dintr-o zonă foarte concretă, și anume procesare și arhivare de documente și am ajuns astăzi să oferim primăriilor și instituțiilor publice servicii de transmitere decizii de impunere, soluții complete de digitalizare a arhivelor, automatizare a fluxurilor de documente și management al datelor, astfel încât informația să fie găsită în secunde, nu în dosare căutate cu săptămânile.
Astfel că, echipa noastră oferă primăriilor servicii de arhivare fizică și electronică, DataCenter, Time Stamp, soluții de registratură electronică, bibliotecă virtuală, fluxuri de documente RO e-Factura, platforma integrată ECM Collibri, precum și soluțiile bazate pe inteligență artificială.
Dincolo de aceste servicii și soluții, ne străduim să aducem partenerilor noștri puterea de a înțelege propria realitate, și de a construi un ecosistem complet de digitalizare. Pentru că înțelegerea generează decizii mai bune, iar pentru asta ai nevoie de date.
Datele au devenit una dintre cele mai valoroase resurse ale prezentului. O primărie care își cunoaște datele, precum, cine locuiește în comunitate și unde, ce documente există, ce contracte sunt active, ce investiții sunt în derulare sau ce termene se apropie, poate anticipa, poate prioritiza și poate decide cu încredere. O primărie care nu își cunoaște datele ajunge să reacționeze permanent la probleme și controale în loc să le prevină. Digitalizarea adevărată nu înseamnă să aduni informații. Înseamnă să le transformi în decizii care îmbunătățesc viața oamenilor. O administrație care nu reușește acest lucru va alerga permanent din urmă, chiar dacă intențiile ei sunt dintre cele mai bune.
Dacă un primar ar avea posibilitatea să implementeze o singură soluție ZIPPER, care ar fi aceea și de ce?
Evident că depinde de nivelul de digitalizare a fiecărei instituții, însă din practica, aș recomanda, fără ezitare, platforma Collibri. Aceasta, pentru că e nevoie să se pornească de la ceva sănătos, de la o fundație pe care se poate construi întreaga transformare digitală a unei instituții. Collibri este mult mai mult decât o platformă de management al documentelor. Ea organizează informația instituției, conectează fluxurile de lucru, oferă trasabilitate completă, facilitează colaborarea dintre compartimente și creează o bază solidă pentru integrarea altor servicii și tehnologii, inclusiv a soluțiilor bazate pe inteligență artificială. Practic, o primărie care implementează Collibri începe să își construiască propria memorie instituțională digitală. Documentele nu mai sunt doar arhivate, ci devin o resursă activă de informații, ușor de identificat, analizat și valorificat în procesul decizional. De aici înainte, dezvoltarea devine firească. Instituția poate integra treptat registratura electronică, arhivarea digitală, automatizarea fluxurilor, soluțiile AI și celelalte componente ale ecosistemului.
În ultimii ani, digitalizarea administrației publice a devenit o prioritate națională. Cu toate acestea, multe instituții încă întâmpină dificultăți în transformarea proiectelor de digitalizare în rezultate concrete. Cum vedeți momentul actual?
Se spunea odinioară că cine are carte, are parte. Și nu vorbim aici de carte ca învățătură, ci despre document, ca sursă de date și informații. Această expresie este la fel de actuală și astăzi. Pe lângă existența documentelor, avem nevoie de acces rapid la acestea, de date curate (clean data) și de securitate. Cine are documentele, datele și accesul rapid la acestea, este în măsură să ia decizii pentru viitor.
Digitalizarea nu mai este o opțiune, era poate în 2015 sau chiar 2020. Ea devine fundamentul pe care se construiește administrația următorilor ani. Înainte de toate, este necesar să înțelegem ce înseamnă digitalizarea și care este realitatea. Și, când spun asta, mă refer la diferența dintre digitizare, digitalizare și transformare digitală. Este firesc să ne dorim ca efectele să fie maxime și deciziile să fie luate rapid. O primărie transformată digital nu e o primărie care a scanat arhiva, este o primărie care știe în timp real ce se întâmplă pe teritoriul ei și poate răspunde înainte ca problema să devină criză. Realitatea dură este că mare parte din holurile și birourile primăriilor și multor instituții de stat sunt pline încă de hârtii și se generează în continuare. Chiar și facturile electronice se printeaza, se semneaza și se arhivează în dosare. „Memoria instituțională” se păstrează în dulapuri metalice, în capul unui om care iese la pensie, sau pe calculatorul unui angajat, fără copii de siguranță și fără garanția că informațiile vor mai putea fi recuperate mâine. Iar când vine o solicitare, o anchetă, un audit, instituția redescoperă că nu-și cunoaște propriul trecut.
Momentul este unul propice, însă succesul nu depinde doar de implementarea unei aplicații, ci de modul în care instituția își regândește procesele și modul de lucru si, evident, și de existența bugetelor de investiții.
Unde apar, în general, cele mai mari dificultăți atunci când o instituție publică începe un proiect de digitalizare?
De cele mai multe ori, dificultățile apar încă din etapa de înțelegere a modului în care instituția va funcționa în viitor și din lipsa unui audit digital realizat profesionist. Tentația este să înlocuiești hârtia cu fișiere electronice și să consideri că procesul este digitalizat. Uneori se implementează o aplicație corelată parțial cu celelalte sisteme informatice. Se alocă puțin timp înțelegerii circuitului documentelor, identificării activităților repetitive și eliminării etapelor care nu mai aduc valoare.
La acestea se adaugă construirea bazelor de date, extragerea informațiilor relevante din documente și, de ce să nu o spun, alegerea unor parteneri cu experiență limitată în proiecte de asemenea complexitate. Tehnologia este la îndemână, implemntarea ei trebuie să simplifice munca oamenilor, nu să o complice.
Domnule Vîjîianu, mulți primari simt că digitalizarea a devenit un cuvânt-umbrelă care îi obosește. Ce le spuneți?
Îi înțeleg. Le spun că digitalizarea nu este un produs pe care îl cumperi, ci o disciplină pe care ți-o construiești. O primărie modernă nu se mai măsoară în numărul de aplicații instalate, ci în calitatea deciziilor pe care le poate justifica în fața cetățeanului, în fața Curții de Conturi, în fața propriei conștiințe. Iar deciziile bune se sprijină pe date bune. Restul e decor.
Foto: Echipa ZIPPER alături de primari la evenimentul „Investiții sustenabile pentru comunitate 2026”, organizat de Asociația Administratorilor Publici din România (AAPRO) în parteneriat cu ZIPPER sponsor principal, la Galați în luna aprilie 2026
Inteligența artificială începe să fie prezentă și în administrația publică. Cum vedeți rolul acesteia?
Inteligența artificială nu înlocuiește oamenii și nici expertiza funcționarilor publici. În schimb, poate elimina o mare parte din activitățile repetitive care consumă timp și resurse. Astăzi, AI poate identifica și clasifica documente, poate extrage automat informații relevante, poate răspunde la întrebări folosind conținutul arhivelor electronice sau poate accelera procesarea unor volume foarte mari de date. Dar, informația unei instituții nu există doar în documente. O parte importantă se naște în ședințe, discuții și decizii de lucru. Prin soluții de transcriere și analiză automată a ședințelor, aceste informații pot fi transformate în conținut structurat, ușor de căutat și de folosit ulterior. Deciziile, responsabilitățile și termenele stabilite nu mai rămân doar în notițele participanților, ci devin parte din memoria digitală a instituției. Practic, transformăm atât documentele, cât și conversațiile instituționale, din informație pasivă într-o resursă activă de cunoaștere.
În platforma Collibri am integrat astfel de funcționalități tocmai pentru a transforma documentele din simple arhive într-o resursă activă de informații. Practic, utilizatorii pot găsi rapid răspunsurile de care au nevoie și pot lua decizii mai bine fundamentate. Spun adesea că inteligența artificială nu îi va înlocui pe oameni. În schimb, oamenii care folosesc inteligența artificială îi vor depăși pe cei care aleg să nu o folosească. Cred că același lucru este valabil și pentru instituții. Primăriile care vor învăța să își valorifice datele și tehnologia vor fi mai eficiente, vor lua decizii mai bune și vor răspunde mai rapid nevoilor cetățenilor. Iar această schimbare nu aparține viitorului. Ea se întâmplă deja!
Dincolo de tehnologie, ce apreciază cel mai mult instituțiile cu care colaborați?
Încrederea. Instituțiile publice gestionează informații sensibile și proiecte critice pentru comunități. Din acest motiv, au nevoie de parteneri care înțeleg responsabilitatea pe care o implică astfel de proiecte. ZIPPER investește permanent în securitate, conformitate și infrastructură. Deținem autorizările și certificările necesare pentru furnizarea serviciilor noastre, operăm propriul centru de date și respectăm cele mai înalte standarde privind securitatea informațiilor. La fel de important este însă faptul că rămânem alături de beneficiar și după implementare. O transformare digitală reușită nu se termină în ziua lansării unui proiect, ci atunci începe de fapt etapa în care soluțiile trebuie să producă valoare în activitatea de zi cu zi.
Dacă un primar ar decide astăzi să înceapă transformarea digitală a instituției pe care o conduce, care ar fi primul pas pe care i l-ați recomanda și de ce?
I-as recomanda să înțeleagă nivelul de digitalizare al propriei instituții. Să inventarieze procesele de lucru, aplicațiile, sistemul hardware, fondul arhivistic istoric și să construiască o strategie digitală cu parteneri de încredere. Cunosc cum arată multe din birourile și holurile instituțiilor, de aceea ar trebui să DIGITIZEZE fondul arhivistic istoric, să DIGITALIZEZE procesele de lucru utilizând soluții care să raspundă nevoilor cetățenilor și ale instituției și să facă TRANSFORMARE DIGITALĂ prin implementarea de tehnologii avansate, RPA, AI.
Cum arată, în practică, o primărie care își recuperează controlul asupra propriilor date
Una dintre situațiile frecvente pe care echipa ZIPPER le întâlnește la primării de dimensiuni medii pornește de la un tipar cunoscut: arhive fizice extinse, acumulate de-a lungul a zeci de ani, procese fragmentate între registratură, urbanism, taxe și impozite, și o imagine neclară asupra a ceea ce chiar există în instituție – câte documente, în ce stare, cu ce termene de păstrare. Primul pas nu a fost tehnologic, ci de înțelegere reală a circuitului documentelor: unde se pierde timp, ce activități se repetă inutil între departamente, ce documente nu mai aduc nicio valoare, dar continuă să fie păstrate și căutate. Abia după acest audit a urmat digitizarea arhivei istorice, implementarea unei registraturi electronice și automatizarea fluxurilor relevante pentru cetățeni – de la cereri de urbanism la certificate fiscale. Rezultatul nu s-a măsurat doar în timp câștigat de funcționari, ci în capacitatea primăriei de a răspunde rapid la solicitările cetățenilor, la audituri și la controale ale Curții de Conturi, folosind date pe care, până atunci, instituția nu știa sigur că le are organizate corect. Un proiect de succes într-o primărie nu se vede în numărul de aplicații instalate, ci în viteza cu care instituția poate răspunde unui cetățean sau unui audit, atunci când are nevoie de un răspuns.
Ne puteți descrie cum se transformă activitatea unei primării după implementarea unui proiect complet de digitalizare? Care sunt cele mai vizibile rezultate pe care le observați în practică?
Recepția – Cozile se reduc către dispariție. Timpul de rezolvare a unei solicitări scade dramatic. Și nu pentru că ea în sine se rezolvă mai repede, ci nu mai stă pe birouri să fie văzută. Primarul ”vede” tot ce se întâmplă în instituție, în activitatea și productivitatea tuturor. Cetățeanul poate ”veni” când vrea, poate primi informații de la un ”agent AI” la orice oră. Angajații instituției sunt mai liniștiți. Rapoartele și termenele sunt mult mai aproape de obiective.
Cum vedeți administrația publică din România peste cinci ani?
Sunt optimist. Cred că vom vedea instituții mult mai conectate, procese administrative mai simple și o utilizare inteligentă a datelor în sprijinul deciziilor. Succesul nu va aparține neapărat celor care implementează cele mai multe aplicații, ci celor care reușesc să construiască procese coerente, sigure și orientate către cetățean. Digitalizarea nu înseamnă doar tehnologie. Înseamnă încredere, eficiență și capacitatea de a folosi timpul oamenilor pentru ceea ce contează cu adevărat. Iar acesta este obiectivul pe care ZIPPER îl urmărește în fiecare proiect pe care îl dezvoltă împreună cu partenerii săi.
Dacă ați putea transmite un singur mesaj primarilor și administratorilor publici din România care citesc această ediție a revistei, care ar fi acela?
Aveți curaj! Știu că orice schimbare este complicată, digitalizarea e complicată, dar va fi incomod 6 luni, un an poate. Va fi incomod pentru voi, pentru echipa, chiar și pentru cetățeni, dar veți construi o primărie modernă, un alt loc decât ce ați găsit, veți provoca pe toți din jur și veți fi mandri de asta. Digitalizarea nu mai este doar o opțiune. Este condiția prin care rămâneți relevanți pentru cetățenii vostri. Nu mâine. Deja azi!
COVER STORY Ghidul Primăriilor, Ediția XVIII, prima și singura revistă din România în format print și online destinată exclusiv autorităților locale.
Pentru a comanda gratuit ghidul în format print, click aici: https://ghidulprimariilor.ro/comanda-un-exemplar-gratuit/
