Transformarea digitală a administrațiilor locale este un subiect tot mai prezent, mai ales în contextul nevoii de servicii mai rapide și mai transparente pentru cetățeni. Microsoft a introdus în sistemul său de gestiune Microsoft Dynamics 365 Business Central funcționalitatea Chat Copilot, un asistent digital bazat pe inteligență artificială, care are rolul de a simplifica modul de lucru al utilizatorilor.

Ce poate face Microsoft Copilot 

Copilot nu este un robot care editează date sau documente, ci un asistent care oferă răspunsuri și explicații. Răspunde la întrebări puse în limbaj natural, precum: „Care este starea contului acestui contribuabil?” sau „Care sunt facturile neachitate?”. Chat Copilot folosește documentația Microsoft Business Central pentru a furniza răspunsuri.
Afișează rezumate ale înregistrărilor (ex.: contract, client /contribuabil, factură) direct într-o zonă laterală (FactBox), cu 2–3 puncte cheie de interes. Poate “înțelege” module sau extensii suplimentare (add-on apps) instalate în sistemul Business Central și răspunde la întrebări legate de acestea, dacă au documentație online accesibilă.
Are și opțiunea de a căuta pe web (prin Bing) pentru informații adiționale, în anumite cazuri, pentru a îmbunătăți calitatea răspunsului.
Copilot este inclus în licența Business Central SaaS (Software as a Service) și nu necesită o achiziție separată. Funcționalitățile sale pot fi activate sau dezactivate din setările sistemului, pentru utilizatori sau roluri specifice.

Cum ar arăta utilizarea Copilot într-o primărie

Imaginați-vă că un funcționar se află la ghișeu, iar un cetățean întreabă dacă mai are datorii la impozit sau ce facturi a plătit. Funcționarul nu trebuie să caute în registre complicate - scrie întrebarea în Chat Copilot, iar în câteva secunde apare răspunsul:
• „Ultima plată pe numele domnului X pentru impozitul pe clădiri este…”
• „Iată contractele active pentru salubrizare, care expiră anul acesta.”
• „Pentru a corecta o taxă înregistrată greșit, urmați acești pași: …”

Aceste informații vin direct din sistem și din documentația oficială Microsoft.
De asemenea, pe pagina detaliilor (ex.: fișa contribuabilului, contract, factură) apare un scurt rezumat care evidențiază elementele importante, astfel încât funcționarul are o privire rapidă asupra situației, fără să fie nevoie de o navigare complicată în sistem.

În cazul în care primăria utilizează extensii sau module suplimentare (de exemplu, un modul localizat de impozite sau servicii comunitare), Copilot poate oferi explicații despre acestea, dacă documentația existentă este accesibilă în sistem.

Ce limitări reale trebuie cunoscute

• Copilot funcționează doar în mediul online Business Central. Nu este compatibil cu versiuni instalate local (on-premises).
• Calitatea răspunsurilor depinde de cât de bine sunt documentate modulele și extensiile instalate. Dacă documentația nu este completă sau accesibilă, Copilot nu poate “ghici” informații necunoscute.

De ce merită adoptat în primării

Pentru primării, adoptarea Chat Copilot aduce beneficii concrete:
• Funcționarii petrec mai puțin timp căutând informații - pot întreba și primi răspuns direct.
• Cetățenii sunt serviți mai rapid – timpul de răspuns la întrebări scade.
• Reducerea erorilor de interpretare - Copilot oferă explicații standard, bazate pe documentație oficială.
• Susținerea instruirii interne - un nou funcționar nu trebuie să studieze manuale, ci poate întreba direct Copilot pentru pași concreți.
Aceste beneficii sunt obținute pe baza capacităților reale ale Copilot, confirmate de Microsoft în documentele sale oficiale.
________________________________________
ELIAN Solutions, în calitate de partener certificat Microsoft, vă stă la dispoziție pentru orice informatii despre acest sistem. Susținem transformarea primăriilor în instituții digitale, conectate și eficiente, capabile să ofere servicii rapide și transparente cetățenilor. Contact: office@elian-solutions.ro | sales@elian-solutions.ro | https://www.elian-solutions.ro/consultanta-elian/ 

Articol publicat în Revista Ghidul Primăriilor, Ediția XVI, prima și singura revistă din România în format print și online destinată exclusiv autorităților locale.
Pentru a vizualiza online revista, click aici: https://ghidulprimariilor.ro/_revista_toamna_2025/
Pentru a comanda gratuit revista în format print, click aici: https://ghidulprimariilor.ro/ro/orders/revista