Digitizare documente

Digitizarea documentelor reprezintă preluarea informațiilor prin scanarea acestora de pe documentele originale, cum ar fi: manuscrise, hărți, proiecte, cărți, documente, și transpunerea lor în format electronic, formate de imagine utilizate în mod usual: PDF, JPEG sau TIFF. Documentele scanate, sunt organizate în fișiere, reconstituind arhiva originală sau încărcate într-un soft de administrare pentru a putea fi accesate mai ușor.

Avantajele digitizării:
- acces rapid la documente;
- back-up pentru arhiva fizică.

Etapele de scanare: 

Pregătirea documentelor pentru scanare:

- preluare arhivă,

- pregătirea documentelor pentru scanare (desfacere dosare, eliminare agrafe/capse),

- refacerea paginilor deteriorate, rupte, franjurate pentru facilitatea scanării (unde este cazul),

- ordonarea filelor pentru a fi introduse în echipamentul de scanare.

Scanarea:

- conversia documentelor din format fizic în format digital,

- transformarea documentelor în format electronic în fișiere PDF, JPEG, TIFF, PNG,

- procesarea imaginilor obținute prin scanarea documentelor, indexare.

Rearanjare dosare scanate:

- rearanjarea documentelor în formatul inițial,

- refacerea dosarelor după scanare.

Procesul de scanare al documentelor se poate efectua la sediul CENTRUL GENERAL DE ARHIVARE sau la sediul beneficiarului.