Neregulile care pot costa scump bugetul proiectului: de la achiziții la corecții financiare

O procedură de achiziție incomplet documentată, o cheltuială declarată neeligibilă sau o abatere în implementarea unui proiect pot transforma o finanțare importantă într-o problemă pentru bugetul local.

Pentru administrațiile publice locale care gestionează proiecte cu finanțare europeană, respectarea regulilor nu este doar o obligație procedurală. Neregulile constatate în timpul verificărilor pot conduce la corecții financiare, diminuarea finanțării sau recuperarea unor sume.

Unde apar cele mai frecvente probleme?

Una dintre zonele cu risc ridicat este reprezentată de achizițiile publice. Documentația incompletă, stabilirea unor cerințe nejustificate, nerespectarea regulilor privind publicitatea și transparența sau modificarea necorespunzătoare a unui contract pot genera suspiciuni de abatere și, în anumite condiții, aplicarea unei corecții financiare.

Probleme pot apărea și în cazul cheltuielilor declarate în cadrul proiectelor. O cheltuială care nu respectă criteriile de eligibilitate sau pentru care documentele justificative sunt insuficiente poate fi respinsă la verificare.

Un alt domeniu important îl reprezintă modificarea contractelor de achiziție. Extinderea duratei, suplimentarea valorii sau modificarea obiectului contractului trebuie analizate cu atenție, deoarece schimbările neconforme cu legislația și cu regulile finanțării pot avea consecințe financiare.

Corecția financiară nu înseamnă întotdeauna pierderea întregii finanțări

În funcție de natura și gravitatea neregulii, corecția poate viza o anumită categorie de cheltuieli sau un anumit procent din valoarea respectivă. Stabilirea acesteia se face potrivit legislației aplicabile și regulilor programului de finanțare.

Pentru o primărie, impactul poate fi însă semnificativ. O sumă care trebuie suportată din bugetul local poate afecta planificarea financiară și capacitatea administrației de a finanța alte investiții.

Prevenția este mai puțin costisitoare decât remedierea

Un sistem eficient de control intern, verificarea documentelor înainte de transmiterea cererilor de plată și implicarea specialiștilor în achiziții, juridic și financiar pot contribui la identificarea din timp a riscurilor.

La fel de importantă este păstrarea unei documentații complete și coerente pe întreg parcursul proiectului.Pentru verificarea achiziției de către finanțator, administrația trebuie să poată demonstra nu doar că o cheltuială a fost efectuată, ci și că aceasta respectă condițiile de legalitate, eligibilitate și finanțare.

Ce trebuie să urmărească primăriile?

În practică, o atenție sporită trebuie acordată:

• respectării legislației privind achizițiile publice;
• documentării deciziilor și procedurilor;
• eligibilității cheltuielilor;
• modificărilor aduse contractelor;
• respectării termenelor și obligațiilor asumate prin contractul de finanțare;
• păstrării documentelor justificative;
• verificării interne înainte de transmiterea documentelor către autoritatea finanțatoare.

Pentru administrația locală, prevenirea neregulilor înseamnă protejarea banilor publici și reducerea riscului ca proiectele de investiții să genereze costuri suplimentare pentru comunitate. Într-un context în care fondurile europene reprezintă o sursă importantă pentru dezvoltarea locală, rigoarea administrativă și financiară devine la fel de importantă ca obținerea finanțării.