GovernanceDesk.com, noua platformă pentru organizarea digitală a ședințelor și voturilor din administrația locală
Noua identitate marchează extinderea soluției de la votul electronic către administrarea completă a procesului decizional, înaintea, în timpul și după desfășurarea unei ședințe. Soluția se adresează primăriilor, consiliilor locale și consiliilor județene care urmăresc să gestioneze într-un sistem unitar documentele, participarea, dezbaterile, voturile și arhivarea rezultatelor.
Întregul flux al unei ședințe, într-un singur loc
Organizarea unei ședințe de consiliu presupune mai mult decât exprimarea votului. Personalul administrativ trebuie să pregătească ordinea de zi, să distribuie proiectele și anexele, să gestioneze participanții, să urmărească prezența și cvorumul, să centralizeze opțiunile exprimate și să păstreze o evidență clară a hotărârilor adoptate.
GovernanceDesk.com integrează aceste activități într-un singur flux digital. Instituția poate programa reuniunea, configura punctele ordinii de zi, încărca proiectele de hotărâre și documentele-suport și acorda acces participanților în funcție de rolurile stabilite.
Consilierii pot consulta materialele înaintea ședinței și le pot accesa ulterior din arhiva asociată reuniunii. Astfel, documentele, prezența, intervențiile și rezultatele nu mai sunt dispersate între e-mailuri, fișiere locale și aplicații diferite.
Ședințe fizice, online sau hibride
Platforma permite organizarea ședințelor în format fizic, online sau hibrid. Participanții aflați la distanță se pot conecta de pe laptop, tabletă sau telefon mobil, pot urmări transmisia audio-video, pot consulta documentația și pot interveni în dezbateri.
Pentru reuniunile hibride, prezența consilierilor aflați în sală și a celor conectați online poate fi gestionată în aceeași interfață. Rolurile și drepturile de acces pot fi configurate pentru administratori, consilieri, invitați și operatori tehnici.
Vot electronic și rezultate calculate automat
Pentru fiecare proiect înscris pe ordinea de zi, persoana autorizată poate deschide și închide sesiunea de vot. Participanții își exprimă opțiunea direct în platformă, iar voturile sunt centralizate automat.
În funcție de procedurile instituției, soluția poate administra voturi deschise sau secrete. Prezența, cvorumul și rezultatele sunt calculate în timp real, iar informațiile aferente fiecărui vot rămân asociate punctului de pe ordinea de zi și documentelor analizate.
Automatizarea reduce timpul necesar numărării și centralizării manuale și oferă o evidență mai ușor de verificat după încheierea ședinței.
Înregistrare, transcriere și sprijin bazat pe AI
GovernanceDesk.com include posibilitatea înregistrării audio-video a ședințelor și a transcrierii conținutului rezultat. Componenta bazată pe inteligență artificială poate ajuta la structurarea dezbaterilor, identificarea subiectelor importante și pregătirea unor sinteze sau proiecte de documente care urmează să fie verificate de personalul autorizat.
Inteligența artificială nu votează și nu ia decizii în numele instituției. Rolul acesteia este de a reduce activitățile administrative repetitive și de a face informația mai ușor de regăsit, în timp ce validarea documentelor și responsabilitatea decizională rămân exclusiv umane.
