O reflecție necesară asupra unui adevăr rar rostit
Există un adevăr rar spus explicit în spațiul achizițiilor publice, deși este larg acceptat în practică: sistemul nu funcționează așa cum este descris în proceduri, ci așa cum este trăit de cei care îl administrează.
Legislația, ghidurile și fluxurile oficiale descriu un proces coerent, rațional și previzibil. Realitatea administrativă este însă mai densă: achizițiile publice funcționează ca un sistem adaptativ, în care deciziile sunt influențate de timp, presiune, memorie instituțională, interpretare și experiențe anterioare. Acest decalaj dintre „cum ar trebui” și „cum se întâmplă” este rareori discutat deschis, deși el explică o mare parte din blocajele recurente.
Analizele sistemice asupra achizițiilor publice arată că dificultățile nu apar, de regulă, din lipsa regulilor, ci din suprapunerea lor peste un sistem viu, aflat în permanentă negociere între conformitate, eficiență și risc
De ce achizițiile publice nu sunt un proces liniar
Un alt adevăr incomod este acela că achizițiile publice nu sunt, în practică, o succesiune de etape independente. Ele funcționează mai degrabă ca un circuit, în care fiecare decizie poartă cu sine memoria controalelor anterioare, a contestațiilor, a interpretărilor și a precedentelor informale.
Caietul de sarcini nu este doar un document tehnic, ci un spațiu de echilibru între nevoi reale, risc juridic și capacitate de implementare. Clarificările nu sunt doar instrumente de transparență, ci momente în care sistemul se reajustează. Controlul nu este doar o etapă finală, ci un factor care influențează anticipativ deciziile din fazele inițiale.
A ignora această interdependență înseamnă a trata achizițiile publice ca pe un mecanism mecanic, când ele sunt, de fapt, un sistem social cu reguli formale și reguli nescrise.
Factorul rar discutat: comportamentul defensiv al sistemului
Un subiect puțin abordat, dar esențial, este comportamentul defensiv dezvoltat în timp de instituțiile implicate. Într-un mediu marcat de controale ex-post și interpretări divergente, decizia administrativă tinde să se orienteze nu spre soluția optimă, ci spre soluția considerată cea mai sigură.
Această dinamică nu este rezultatul lipsei de profesionalism, ci al adaptării sistemului la propriile mecanisme de control. În timp, achizițiile publice ajung să fie gestionate nu doar pentru a livra rezultate, ci pentru a rezista verificărilor viitoare.
Este un fenomen cunoscut în teoriile sistemelor complexe: atunci când presiunea de control depășește capacitatea de învățare, sistemul începe să se auto-protejeze, chiar cu prețul eficienței
Digitalizarea: de ce nu este suficient să „avem un sistem”
Un alt adevăr rar formulat este că digitalizarea, așa cum a fost implementată până acum, a rezolvat problema vizibilității, dar nu și pe cea a coerenței. Platformele existente sunt excelente pentru publicare și arhivare, dar limitate ca instrumente de prevenție și sprijin decizional.
Un sistem digital matur nu se limitează la a primi documente, ci ajută la:
- verificarea automată a consistenței,
- corelarea informațiilor între proceduri,
- reducerea dependenței de interpretarea individuală.
Fără această evoluție, digitalizarea riscă să devină un simplu strat tehnologic peste aceleași vulnerabilități structurale.
De unde putem începe, realist
Poate cel mai important pas este recunoașterea naturii reale a sistemului. Achizițiile publice nu sunt un eșec, dar nici un mecanism neutru. Ele reflectă maturitatea instituțională, capacitatea de asumare și modul în care regulile sunt internalizate.
Conștientizarea acestui fapt nu slăbește instituțiile, ci le întărește. Doar pornind de la o înțelegere onestă a dinamicii reale putem construi instrumente mai bune, proceduri mai clare și un echilibru sănătos între control, responsabilitate și eficiență.
Un punct de plecare pentru anul care urmează
Poate că adevărata întrebare pentru anul care urmează nu este ce reguli mai adăugăm, ci dacă avem curajul să înțelegem cum funcționează, în fapt, sistemul pe care îl administrăm.
Nu pentru a-l judeca, ci pentru a-l face mai coerent, mai previzibil și mai rezistent în timp.
Aceasta nu este o critică, ci un exercițiu de maturitate administrativă.
Iar în următoarele materiale vom încerca să explorăm, pas cu pas, unde apar dezechilibrele reale și ce instrumente pot transforma presiunea zilnică în stabilitate instituțională.
Articol creat de Ramona Moglan, Fondator Hessen Consulting & Cynex
